سوابق نوعی سند است که در آن شخصی - اعم از یک شخص حقیقی یا یک شرکت یا موسسه - یک واقعیت را برای اشخاص ثالث ثبت می کند. این واقعیت می تواند ماهیت بسیار متنوعی داشته باشد، همانطور که در زیر خواهیم دید. ثبت آن برای اشخاص ثالث به این معنی است که سند معمولاً در دست شخص دوم، گیرنده سند، باقی می ماند تا از آن به عنوان دلیلی بر واقعیت ثبت استفاده کند. بنابراین، سابقه یک سند قابل اعتماد است که برای اثبات یک واقعیت استفاده می شود.
موقعیت هایی که در آن ممکن است مدرک اثبات لازم باشد بسیارند. و ما خیلی بیشتر از چیزی که به نظر می رسد به آنها عادت کرده ایم. به عنوان مثال، زمانی که ما کالا یا خدمات خاصی را خریداری می کنیم و شرکت یا موسسه فروشنده فاکتور یا رسیدی را در اختیار ما قرار می دهد، در حال دریافت مدرک هستیم. در این صورت، سندی که به سادگی می تواند شامل آرم شرکت، محصولات خریداری شده، قیمت و تاریخ معامله باشد، ثبت می کند که ما آن محصولات را در آن تاریخ از آن شرکت خریداری کرده ایم.
اما شرایطی وجود دارد که گواهینامه ها بسیار ارزشمند هستند و معمولاً در این موارد این شخص علاقه مند است که آنها را درخواست می کند. به عنوان مثال، اگر دانشجویی برای درخواست بورسیه نیاز به اثبات تعلق خود به دانشگاه خاصی داشته باشد، باید مدرکی ارائه کند که در آنگفت: دانشگاه این واقعیت را تایید می کند. و در این موارد، سند مذکور باید امضا و مهر و موم شده باشد تا قابل اعتماد باشد و ارزش داشته باشد.
بدون ترک رشته آموزشی، هر بار که دانش آموزی دوره ای را تمام می کند یا در یک سری کنفرانس ها شرکت می کند، برگزارکننده به آنها مدرک یا گواهینامه ای می دهد که حضور او را ثبت می کند. این یکی دیگر از انواع نسبتاً رایج سند گواهی است.
در موارد دیگر، یک کارگر ممکن است از کارفرما بخواهد که مشارکت او در پروژه یا اقدام خاصی از شرکتش را ثبت کند. ممکن است علاقه مند باشید که آن را در رزومه خود بگنجانید، و در این صورت، باید سندی داشته باشید که در آن بتوان این واقعیت را تأیید کرد.
تدوین این نوع اسناد نباید از حداکثر متانت و دقت تجاوز کند. این باید شامل تمام اطلاعات شخصی افراد درگیر، و همچنین تمام داده های حقایق معتبر، از جمله مکان، تاریخ و سایر اطلاعات مرتبط باشد. از سوی دیگر نباید شامل هر نوع سبک شخصی یا عناصر روایی یا تزئینی باشد. باید مختصر و دقیق باشد.
